Zarządzanie ryzykiem

Ktoś przykłada Ci zimną lufę do skroni. Co robisz? Posłusznie wykonujesz jego rozkazy? Jeśli tak to widocznie nie bierzesz do serca wszystkich rad Harvey'a, albo zwyczajnie jesteś nieprzygotowany.

Aby nie być nieprzygotowanym potrzebujesz wiedzieć więcej o ryzyku jakie ma nadejść. Musisz zbadać ryzyko i nauczyć się nim zarządzać. Nie wierz w to, że ryzyka nie ma. Prawa Murfiego tyczą się też zarządzania projektami. Przypomnę kilka z nich: "Jeśli jest więcej niż jeden sposób wykonania pracy, i jeden z nich skutkuje katastrofą, to ktoś to w ten sposób zrobi", "Jeśli w projekcie coś może pójść źle to na pewno pójdzie.", "Kiedy wydaje się, że sprawy nie mogą się już pogorszyć- one właśnie to robią.", "Jeśli wydaje Ci się, że projekt toczy się zgodnie z planem, to znaczy, że o czymś nie wiesz.". To kilka z nich, a jest ich więcej.

Ryzyko jest nierozerwalną częścią każdej działalności- czyli projektów też. Ryzyko nie dość, że zagraża bezpieczeństwu projektu, ale w ogóle jego wykonalności jeśli dotyczy kluczowych czynności.
Z definicji ryzyko to:
• Zdarzenie niepewne, które może mieć wpływ na osiągnięcie jednego lub kilku celów projektu
• Ryzyko to możliwość odchylenia od wartości oczekiwanej
• Zagrożenie – niepewne zdarzenie, które może mieć negatywny wpływ na cele lub oczekiwane korzyści.
• Okazja – niepewne zdarzenie, które może na cele lub oczekiwane korzyści wpłynąć pozytywnie.
• Zagadnienie – zdarzenie, które zaszło, nie można go uniknąć i wymaga ono natychmiastowych działań.
• Niepewność – kategoria subiektywna, statyczna, niemierzalna.

Definicja zarządzania ryzykiem:
• Zespół świadomych, systematycznych działań, które poprzez identyfikację, ocenę oraz ograniczenie przyczyn i ewentualnych skutków ryzyka, zmierzają do zwiększenia prawdopodobieństwa osiągnięcia celów przedsięwzięcia.
• Dostrzeganie zagrożeń i szans, określanie wielkości i zakresu ryzyka oraz podejmowanie prób uniknięcia go lub zmniejszenia jego wpływu, ewentualnie maksymalizacji szans.
• Umiejętność przewidywania tego, co nieoczekiwane, i radzenia sobie z tym, co nas spotyka.

Cele zarządzania ryzykiem:
• Pomoc w lepszym określeniu celów projektu (terminu, kosztu, jakości)
• Umożliwienie lepszego zarządzania projektem, uwzględniającego zmiany
• Dostarczenie interesariuszom informacji o ryzyku projektu
• Ułatwienie podejmowania decyzji dzięki lepszej znajomości projektu
• Umiejętność obsługi ryzyka poprzez wzrost jego świadomości wśród kierownictwa i pracowników
• Ograniczenie liczby nieprzewidzianych zdarzeń i wagi ich skutków
• Minimalizacja skutków zdarzeń negatywnych
• Maksymalizacja skutków zdarzeń pozytywnych
• Skuteczna ochrona posiadanych zasobów
• Ograniczenie ryzyka do akceptowanego poziomu
• Obniżenie kosztu ryzyka

Główne zasady zarządzania ryzykiem:
• Wdrożenie rozwiązań w zakresie zarządzania ryzykiem pociąga za sobą dodatkową pracę i koszty – brak zarządzania ryzykiem kosztuje na ogół znacznie więcej…
• Zarządzaj ryzykiem – inaczej ono będzie zarządzało Tobą
• Ryzyko należy identyfikować i analizować już przed rozpoczęciem projektu.
• Proces zarządzania ryzykiem trwa aż do zakończenia projektu.
• Niedostrzeganie ryzyka nie powoduje jego zmniejszenia
• Jedyną alternatywą dla zarządzania ryzykiem jest zarządzanie kryzysem
• Swobodna rozmowa o ryzyku to objaw „zdrowej” organizacji

Masz problem, bo boisz się rozmawiać z żoną o tym, że istnieje ryzyko, że jutro ktoś przystawi Ci gnata do głowy? Bo będzie się bała, wpadnie w panikę, uzna, że jesteś nierozważny jeśli w ogóle jest taka możliwość? Hmm.. pomyśl o tym z drugiej strony- co dwie głowy to nie jedna, może żona pomoże wymyślić strategię obronną? A może uda Wam się tak zmienić plan, że zagrożenie całkiem zniknie? Ewentualnie będzie gotowa, na to co nadejdzie gdyby ryzyko zaistniało? To co? Może jednak lepiej jej powiedzieć? Im więcej o czymś rozmawiamy, tym lepiej to sobie uświadamiamy i jesteśmy na to bardziej gotowi, ewentualna sytuacja stresowa wywoła w nas mniejszy szok- dodatkowo mając plan B spokojnie i rzeczowo zabierzemy się do wdrażania go w życie.

Proces zarządzania ryzykiem wygląda następująco:

1. Wstępnie analizujemy co i jak
2. Identyfikujemy ryzyko
3. Oceniamy jak bardzo nam zagraża
4. Planujemy strategię
5. Wdrażamy strategię

W identyfikacji ryzyka pomaga nam kilka narzędzi:
• wywiady z interesariuszami projektu
• burze mózgów
• listy kontrolne (checklist) – specyficzne dla branży
• audyty produktu i procesów projektu
• indywidualne zgłoszenia (zaangażowanie każdego członka zespołu,klientów i dostawców w zarządzanie ryzykiem)
• eksperci (metoda delficka)
• wykres Ishikawy (ości rybiej)
• metoda „What if?”(zapytaj sam siebie, co się stanie jeśli to ryzyko wystąpi)
• doświadczenia projektowe
• metoda 5 x why? (Ktoś przyłoży Ci do głowy pistolet. Dlaczego? Bo się zdenerwował. Dlaczego? Bo nie oddałem mu pieniędzy. Dlaczego? Bo nie mam już w domu nic do wyniesienia. Dlaczego? Bo wszystko wymieniłem na dragi. Dlaczego? Bo życie to nie jest bajka.)

Ryzyko inherentne to takie, z którym nic nikt nie zrobił, prawdopodobieństwo jego wystąpienia i skutki zazwyczaj są dosyć spore. Jeśli ogarniemy sytuację to będziemy mieli do czynienia z ryzykiem rezydualnym, które jeśli mamy szczęście jest zdecydowanie milsze.

Rodzaje przyjmowanych strategii obronnych przed ryzykiem są różne i zależne od prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka, wagi jego skutków i w ogóle tego jaki ryzyko ma charakter.
Dla zagrożeń:
• Redukcja ryzyka - podjęcie działań zmierzających do ograniczania prawdopodobieństwa wystąpienia i/lub potencjalnych skutków,
• Retencja ryzyka - zatrzymanie ryzyka (np.: stworzenie odpowiedniej rezerwy w celu pokrycia ewentualnych strat),
• Transfer ryzyka - przeniesienie ryzyka (np.: ubezpieczanie się od skutków ryzyka w firmie ubezpieczeniowej).
• Eliminacja ryzyka- podjęcie działań zmierzających do uniknięcia ryzyka poprzez np. zmianę zakresu projektu
• Akceptacja ryzyka – niepodejmowanie systematycznych działań mających na celu jakiekolwiek oddziaływanie na ryzyko – kontrola ryzyka
• Współdzielenie ryzyka - zaangażowanie zewnętrznego podmiotu w taki sposób, by miał on pewien udział w potencjalnych stratach
Dla szans:
• Realizacja – proste wykorzystanie nadarzającej się okazji
• Rozwinięcie – pojawia się w sytuacji gdy okazja rodzi okazję
• Wyeksploatowanie – wykorzystanie wszystkich efektów związanych z daną okazją

Póki nieszczęsna sytuacja nie wystąpi jej zarządzaniem, ryzykiem, raportowaniem i unikaniem zajmuje się "Właściciel ryzyka", czyli zazwyczaj Kierownik, natomiast gdy już mamy trupa w szafie Kierownik dożo nie pomoże; tuszowaniem całej sprawy, pozbywaniem się zwłok, czy płaceniem łapówek zajmuje się "Właściciel reakcji na ryzyko"- jest to ktoś wyższy stanowiskiem nad kierownikiem. Dlatego dobrze jest gdy ten ktoś wyżej, (właściciel, zarząd, żona) wie, że ryzyko jest realne- wtedy może się skutecznie do niego przygotować.

To taki skrócony mocno obraz walki z zarządzaniem ryzykiem, ale myślę, że na początek wystarczy.

 

P.S. W kolejnych wpisach obrazki z House Of Cards :D